Términos de uso CIKLOS

A través de la direccion http://www.ciklos.com.co/ se accede al aplicativo CIKLOS, sistema de información de los centros de atención de COOMEVA EPS S.A. y sus colaboradores.  Aquellas personas vinculadas a estas instituciones o a COOMEVA EPS S.A., que dispongan de un usuario del sistema y clave de acceso podrán consultar información y ejecutar funcionalidades de acuerdo a los perfiles que se le hayan asignado.

COOMEVA S.A. se reserva el derecho a modificar a su discreción y de forma unilateral, en cualquier momento y sin previo aviso, la configuración del aplicativo, así como el contenido y la extensión de los servicios prestados u ofrecidos a través del mismo, e igualmente las condiciones de acceso o utilización. Del mismo modo, se reserva la facultad de incorporar nuevos servicios y contenidos, eliminar, limitar, suspender o impedir el acceso a los servicios prestados, ya sea de manera temporal o definitiva, cuando concurran los motivos previstos en estas condiciones generales.  Lo anterior, manteniendo siempre el propósito de no afectar el normal desempeño de las labores de los centros de atención de COOMEVA EPS S.A. y sus colaboradores.

COOMEVA S.A. manifiesta y garantiza que el sistema de información CIKLOS dispone de la tecnología (hardware y software) necesarios, al día de la fecha, para permitir el acceso y utilización del mismo. Sin embargo, no se responsabiliza por la eventual existencia de virus u otros elementos nocivos, introducidos por cualquier medio o tercero, que puedan producir alteraciones en los sistemas informáticos del usuario, ni por las consecuencias perjudiciales que las mismas puedan producir en estos. El usuario acepta plenamente lo anterior y se compromete, de su parte, a desplegar la máxima diligencia y prudencia cuando acceda y utilice los servicios que se ofrecen a través del aplicativo.

Para ingresar al aplicativo se requiere de un nombre de usuario y de una clave de acceso, la cual es personal e intransferible y puede ser modificada por cada persona en el momento que así lo desee.  Los permisos que tiene cada usuario para manejar las funcionalidades del aplicativo se definen según el(los) perfil(es) asignado(s).  Una vez se ingresa al sistema se asignan todos los permisos de acuerdo al perfil que tenga cada usuario.

El usuario garantiza que cualquier actividad por él desarrollada a través del aplicativo se adecuará a la ley, la moral y que en ningún caso sus actuaciones resultarán ofensivas para el buen nombre e imagen comercial de COOMEVA S.A., para el resto de los usuarios del aplicativo o para los terceros proveedores de servicios a través del mismo. El usuario se compromete a utilizar los servicios de forma correcta y diligente, así como abstenerse de utilizarlos con fines o efectos ilícitos o prohibidos que de cualquier forma puedan dañar, inutilizar, sobrecargar o deteriorar dichos servicios, los equipos computo de terceros así como los documentos, archivos, y toda clase de contenidos almacenados en sus equipos de computo o impedir la normal utilización de los servicios por parte de terceros. En particular, el usuario se compromete a no utilizar los servicios o información suministrada con la finalidad de (a) suplantar la identidad de un tercero; (b) vulnerar derechos fundamentales y libertades públicas reconocidas en la normatividad vigente y en los tratados o convenios internacionales, en particular, a no lesionar el honor, la intimidad personal, la imagen o la propiedad de bienes y derechos de terceros; (c) incitar o promover acciones delictivas, denigrantes, difamatorias, ofensivas o en general, contrarias a la ley, a la moral, a las buenas costumbres generalmente aceptadas; (d) inducir o promover actuaciones o ideas discriminatorias por razón de raza, sexo, ideología, religión, creencias o enfermedades; (e) vulnerar la normatividad vigente sobre secreto de las comunicaciones, publicidad o competencia desleal; (f) transmitir a través del aplicativo con dolo o culpa, programas o datos (incluidos virus y software nocivo) que causen o puedan causar daños o perjuicios en cualquier grado a los sistemas informáticos de COOMEVA S.A. o de otros usuarios o de terceros, así como falsificar el origen del material contenido en un archivo que se transmita a través del aplicativo.

COOMEVA S.A. no se hace responsable de los posibles errores o deficiencias de seguridad que pudieran producirse por la utilización por parte del usuario, de un navegador en una versión no actualizada o insegura, así como por la activación de los dispositivos de conservación de claves o códigos de identificación del usuario registrado en el navegador o de los daños, errores o inexactitudes que pudieran derivarse del mal funcionamiento del mismo. El usuario responderá por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que COOMEVA S.A. pueda sufrir como consecuencia, directa o indirecta, del incumplimiento por parte del usuario de las condiciones generales.

COOMEVA S.A. mantiene una política de confidencialidad y privacidad de los datos facilitados por los usuarios registrados.  La protección de los datos se extiende a todo lo relativo a la recolección y uso de la información proporcionada a través del aplicativo. En este sentido, COOMEVA S.A. garantiza que tratará confidencialmente los datos de carácter personal del usuario registrado y que posea como consecuencia de su registro en el aplicativo, así como garantiza que el servidor en el que se almacenarán y tratarán dichos datos goza de las medidas de seguridad necesarias para evitar la alteración, pérdida o acceso no autorizados a dicha información. A tal efecto, COOMEVA S.A. garantiza que ha adoptado las medidas de carácter técnico y organizativo de seguridad en sus instalaciones, sistemas y archivos. Con esto no obstante, COOMEVA S.A. podrá revelar a las autoridades públicas competentes los datos de carácter personal y cualquier otra información que esté en su poder a través de sus sistemas computo cuando le sean requeridos de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a cada caso.

CIKLOS es un aplicativo desarrollado en plataforma WEB, que se accede desde cualquier punto remoto mediante una conexión a Internet o mediante redes que tengan acceso al servidor de aplicaciones.  Toda la información se registra y se consulta en una base de datos centralizada, la cual tiene capacidad suficiente para almacenar los registros que se crean a diario.  Este equipo de cómputo se encuentra en un terreno resistente, sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y ofrece estabilidad.  Su dimensión es de 105 mt2, temperatura de  20ºC, humedad relativa de 40%, cuenta con un sistema de aire acondicionado central que mantiene la temperatura ideal para el adecuado desempeño de los equipos de cómputo y que impide el ingreso  de partículas sólidas y de contaminantes atmosféricos, y un sistema de iluminación fluorescente de baja intensidad que no afecta las condiciones de temperatura.  El acceso es exclusivo de las personas que laboran en él, mediante un lector biométrico y otro de cinta magnética.  Se cuenta con un sistema de alarma contra incendio que funciona con el gas FM200 dispuesto adecuadamente.  Toda el área se encuentra señalizada.  Para el cuidado de la información se hace un respaldo diario, semanal y mensual en cinta del Export.  Se generan dos copias, la primera se envía para almacenamiento externo y la segunda se almacena en la cintoteca.  Además, se hace un respaldo semanal y mensual de todos los FileSystem del servidor, igualmente se generan dos copias con el mismo tipo de almacenamiento.


Sobre la historia clínica.

Las historias clínicas en el aplicativo CIKLOS se identifican por el tipo y número de identidad del afiliado y los registros de cada atención se diferencian mediante un código único para cada atención.  Las personas que tienen acceso para efectuar registros y consultas en las historias son los profesionales de la salud, única y exclusivamente cuando se da la atención en salud.  Otros usuarios que pueden consultar e imprimir la información de la historia clínica son el director del centro de atención, el coordinador, el auxiliar de archivo y las directivas del área de la salud de COOMEVA EPS S.A.

Para que un usuario pueda realizar registros en una historia clínica debe existir previamente una cita registrada en el sistema y marcada como cumplida, es decir, cuando se certifica que el afiliado asistió a la consulta.  Una vez diligenciada la historia clínica, ésta toma el estado Cerrada, lo que impide que sus registros sean modificados posteriormente.  Aquellas historias que el profesional de la salud no cierra, se marcan como incompletas en procesos nocturnos que se ejecutan automáticamente.

En el evento en el que un profesional de la salud registre datos inadecuadamente en la historia clínica del afiliado incorrecto, tiene la posibilidad de marcarla como Anulada.

La seguridad de conservación de las historias está respaldada en la infraestructura tecnológica garantizada por Coomeva S.A., tal como se menciona en párrafos anteriores.



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